Eine steigende Anzahl von Projektgruppen, Mitarbeitern, Unternehmen und deren Zulieferern sowie Partnern arbeiten kooperativ zusammen. Auch bei Unternehmen untereinander ist die kooperative Zusammenarbeit zunehmend gefordert bzw. erwünscht.
Diese kooperative Zusammenarbeit wird in der Informationstechnologie als Kollaboration bezeichnet. Für eine wirkungsvolle Kollaboration ist erforderlich, dass durchgängige Prozessketten erarbeitet werden, die den Datenaustausch für die Beschaffung, Produktion, den Vertrieb, den Service usw. unterstützen.
Zu einer effizienten und erfolgreichen Kollaboration können z.B. die IT folgende Komponenten beisteuern:
- Groupware Server, wie z.B. der Microsoft Exchange Server. Ein Exchange Server ist ein zentraler Mailserver, der zudem Kalender und Kontakte verwaltet sowie Faxe speichern kann. Postfächer, Faxe, Kalender und Kontakte können sowohl von einzelnen Personen als auch von Gruppen genutzt werden.
- Content Management Systeme (CMS), die z.B. das Veröffentlichen von Dateien, Kalendern, Aufgaben und Workflows ermöglichen. Einige CMS, wie Alfresco oder SharePoint, ermöglichen zudem Office-Dateien im Browser zu bearbeiten.
- Systeme zur Arbeitsablaufverwaltung (Workflow Management). In einer definierten Abfolge von Aktivitäten arbeiten Mitarbeiter innerhalb einer Organisation.
- Systeme zur Teilnahme an Telefon- oder Videokonferenzen. Hierbei können Konferenzen von Mitarbeitern eines Unternehmens und auch mehrerer Unternehmen stattfinden.
Eine Kollaboration muss gleichermaßen stationäre Computer und mobile Endgeräte einbeziehen. Sie bedient sich hierbei z.B. Emails, Instant Messaging, Telefonaten, Faxen, Videokonferenzen und dem Austausch von Dateien.
Wie eine Kollaboration und in welchem Umfang sie durchgeführt wird, richtet sich nach den Bedürfnissen eines Kunden. Dies bedeutet, dass der Kunde in das Erarbeiten einer Kollaborationslösung einbezogen sein muss, zumal die Mitarbeiter eines Kunden die Kollaboration erfolgreich nutzen sollen.
Die technische Realisierung und die Beratung bezüglich der einsetzbaren Einzelkomponenten einer Kollaboration erfolgt durch die Innovate SYSTEMS GmbH. Natürlich kann jede Kollaboration durch eine Verschlüsselung abgesichert werden.